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中小企業経営者、及び、管理部門ご担当者のための情報室です。
皆様のお役に立てるようなコンテンツを今後更新して参ります。
 
    各種文書保存期間
 会社に作成が義務付けられている文書は多数存在します。年々、文書は増えるばかりですが、「うっかり廃棄してしまった」というわけには行きません。法令によって保存年限が定められています。これをベースに社内の必要性に応じて、規定を作成しておくと良いでしょう。


経理・税務関係  /  人事・労務関係  /  総務・庶務関係
 
<経理・税務関連>
<文 書>
<年限>
<起算日>
<根拠条文>
□ 会計帳簿および事業に関する重要書類
−総勘定元帳、各種補助簿、株式申込簿、株式割当簿、株式台帳、株式名義書換簿、配当簿、印鑑簿など
10年
帳簿閉鎖日 会社法432
□ 計算書類および付属明細書
−貸借対照表、損益計算書、株式資本等変動計算書、個別注記表
作成日 会社法435
□ 取引に関する帳簿
−仕訳帳、現金出納帳、固定資産台帳、売掛帳、買掛帳など
※証憑書類のうち取引に関する事項(法人税法施行規則の別表22に定める記載事項の全部または一部)を帳簿に記載することに代えて、記載されている書類を整理保存している場合の書類を含みます。
7年
帳票閉鎖日および書類作成日・受領日の属する事業年度終了の日の翌日から2ヵ月を経過した日
(当該事業年度分の申告書提出期限の翌日)
法人税法施行規則53、67

※ 2001年3月31日以前に開始した事業年度について:保存年限6年(国外関連者との取引に際して作成された一定の書類)のものと、保存年限5年(棚卸資産の取引に際して作成された一定の書類)のものがあります。
□ 決算に関して作成された書類
上記、会社法で10年保存が義務付けられている書類以外
□ 現金の収受、払出し、預貯金の預入れ・引出しに際して作成された取引証憑書類
−領収書、預金通帳、借用書、小切手・手形控、振込通知書など
□ 有価証券の取引に際して作成された証憑書類
−有価証券受渡計算書、有価証券預り証、売買報告書、社債申込書など
□ 棚卸資産の引渡し・受入れに際して作成された取引証憑書類
−納品書、送り状、貨物受領書、入庫報告書、出荷依頼書、検収書など
□ 棚卸資産の引渡し・受入れに際して作成された書類以外の取引証憑書類
−請求書、注文請書、契約書、見積書、仕入伝票など
□ 電子取引の取引情報に係る電磁的記録
−取引に関して受領または交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書、その他これらに準ずる書類に通常記載される事項の記録
電子帳簿保存法施行規則8
□ 給与所得者の扶養控除等(異動)申告書、配偶者特別控除申告書、保険料控除申告書  法定申告期限 国税通則法70、71、72、73
□ 給与所得者の住宅借入金等特別控除申告書  課税関係終了日
□ 源泉徴収簿(賃金台帳)  法定申告期限
□ 課税仕入等の税額の控除に係る帳簿、請求書等
※5年経週後は、帳簿または請求書等のいずれかを保存します。
課税期間末の翌日から2ヶ月を経過した日 費税法30、消費税法施行令50、消費税法施行規則15の3
□ 資産の譲渡等、課税仕入、課税貨物の保税地域からの引取りに関する帳簿 消費税法58、消費税法施行令71
□ 監査報告
※支店備置き分の保存期間は3年になります。
5年
株主総会の1週間(取締役会設置会社は2週間)前の日 会社法442
□ 会計監報告
※支店備置き分の保存期間は3年になります。
□ 会計参与が備え置くべき計算書類、附属明細書、会計参与報告
会社法378
□ 金融機関等が保存する非課税貯蓄申込書、非課税貯蓄申告書、非課税貯蓄限度額変更申告書、非課税貯蓄異動申告書、非課税貯蓄勤務先異動申告書、非課税貯蓄廃止申告書などの写し これらの申告書、退職等に間する通知書等の提出があった年の翌年 所得税法施行令48、所得税法施行規則13、租税特別措置法施行令2の21、税税特別措置法施行規則3の6
□ 金融機関等が保存する海外転勤者の財産形成非課税住宅貯蓄継続適用申告書、海外転勤者の国内勤務申告書などの写し
□ 金融機関等が保存する退職等に関する通知書


 
<人事・労務関連>
<文 書>
<年限>
<起算日>
<根拠条文>
□ 重要な人事に関する文書
永久
※法律等による保存年限はありません。永久保存が必要と考えられるものを記載してあります。
□ 労働組合との協定書
□ 従業員の身元保証書
5年
作成日 身元保証二関スル法律1、2
□ 誓約書などの書類  
□ 雇用保険の被保険者に関する書類
−雇用保険被保険者資格取得等確認通知書、同転勤届受理通知書、同資格喪失確認通知書、離職証明書の事業主控など
4年
完結の日
(その適用事業所を退職等した日)
雇用保険法施行規則143
□ 労働者名簿
4年
死亡・退職・解雇の日 労働基準法109、労働基準法施行規則56
□ 賃金台帳
※国税通則法では7年保存を義務付けています。
最後の記入をした日
□ 雇入れ・解雇・退職に関する書類 退職・死亡の日
□ 災害補償に関する書類 災害補償の終わった日
□ 賃金のその他労働関係の重要書類
−労働時間を記録するタイムカード、残業命令書、残業報告書など 
完結の日
□ 企画業務型裁量労働制についての労使委員会の決議事項の記録 有効期間の満了後 労働基準法施行規則24の2の3
□ 労使委員会議事録 開催日 労働基準法施行規則24の2の4
□ 労災保険に関する書類 完結の日 労働者災害補償保険法施行規則51
□ 労働保険の徴収・納付等の関係書類 労働保険の保険料の徴収等に関する法律施行規則70
□ 家内労働者帳簿 最後の記入日 家内労働法施行規則24
□ 派遣元管理台帳 契約完了の日 労働者派遣事業法37
□ 派遣先管理台帳 労働者保険事業法42
□ 身体障害者であることを明らかにすることができる書類
−診断書など
死亡・退職・解雇の日 障害者の雇用の促進等に関する法律施行規則45
□ 家内労働に関する帳簿 最後の記入日 家内労働法施行規則24
□ 雇用保険に関する書類
−雇用保険被保険者関係届出事務等代理人選任・解任届など。
※労働保険の保険料の徴収等に関する法律または同施行規則4こよる書類の保存期間は3年になります。
2年
完結の日 雇用保険法施行規則143
□ 健康保険・厚生年金保険に関する書類
−被保険者資格取得確認および標準報酬決定通知書、標準報酬改定通知書など
健康保険法施行規則34、厚生年金保険法施行規則28


 
<総務・庶務関連>
<文 書>
<年限>
<起算日>
<根拠条文>
□ 定款
永久
※法律等による保存年限はありません。永久保存が必要と考えられるものを記載してあります。
 また、次の文書を永久保存している会社もあります。
・株主総会議事録
・取締役会議事録(役員会議事録)
・稟議書、重要決裁文書
・財務諸表および附属明細書、税務申告書
・固定資産台帳および固定資産の取得・売却に関する書類
・顧客名簿
・印鑑登録簿
・外部団体加入・脱退関係書類など
□ 株主名簿、新株予約権原簿、社債原簿、端株原簿、株券喪失登録簿
□ 登記・訴訟関係書類
−権利証など
□ 官公庁への提出文書、官公署からの許可書・認可書、通達などに関する重要な書類
□ 知的所有権に関する関係書類
−特許証や登録証、特許料や登録料の受領書など
□ 社規・社則およびこれに類する通達文書
□ 効力の永続する契約に関する文書
□ 重要な権利や財産の得喪等に関する文書
□ 社報・社内報、重要刊行物
□ 製品の開発・設計に関する重要な文書

□ 株主総会議事録
※支店備置き分の保存期間は5年保存になります。

10年
株主総会の日 会社法318
□ 取締役会議事録 取締役会の日 会社法371
□ 監査役会議事録 監査役会の日 会社法394
□ 委員会議事録
−指名委員会、監査委員会、報酬委員会など
委員会の日 会社法413
□ 重要会議の記録 記録作成の日  
□ 満期または解約となった契約書 満期または解約の日  
□ 製品の製造、加工、出荷、販売の記録
※民法724の規定では、20年が期限になります。
製品の引渡し日 製造物責任法5、6
□ 事業報告
※支店備置き分の保存期間は3年になります。
5年
株主総会の1週間
(取締役会設置会社は2週間)前の日)
会社法442
□ 有価証券届出書、有価証券報告書およびその添付書類、訂正届出(報告)書の写し 内閣総理大臣に提出した日 金融取引法25
□ 産業廃棄物管理票(マニフェスト)の写し 管理票の写しを受領した日 廃棄物の処理及び清掃に関する法律施行規則8の26
□ 産業廃棄物処理の委託契約書 契約終了日 廃棄物の処理及び清掃に関する法律施行規則8の4の3
□ 契約期限を伴う覚書・念書・協定書など 契約期間終了日  
□ 重要な内容の発信・受信文書 発信・受信日  
□ 四半期報告書、半期報告書およびその訂正報告書の写し
3年
内閣総理大臣に提出した日 金融商品取引法25
□ 官公署関係の簡易な認可・出願等の文書 出願・受領日  
□ 業務日報、社内会議の記録、軽易な契約関係書類、参照の必要性のある文書など 記録・作成日  
□ 臨時報告書、自己株券買付状況報告書およびそれぞれの訂正報告書の写し
1年
内閣総理大臣に提出した日 金融商品取引法25
□ 当直日誌、軽易な往復文書、受信・発信文書、通知書類・調査書類・参考書類など
記入日、作成日
 
 
大学講義シリーズ「会計とディスクロージャー」
日本の制度会計の変遷を歴史的背景をふまえながら、特に、事業再生に至った企業の会計を考察します。
また、会計理論と開示情報の関係、企業価値評価と会計情報の関係、情報要求が会計理論に与えた過程などについて解説します。
企業の経営を担う方や会計に携る方々の一助となれば幸いです。

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